Bina yönetimi, binanın tüm işletme, bakım, onarım, temizlik, güvenlik, personel, toplantı, gider, gelir, sigorta ve hukuki işlemlerinin yürütülmesi anlamına gelir. Bina yönetimi, binanın değerini korumak ve artırmak, binada yaşayanların konforunu ve memnuniyetini sağlamak, binada yaşayanların arasındaki ilişkileri düzenlemek ve binanın yasal zorunluluklarını yerine getirmek için çok önemlidir.
Bina yönetimi, birçok farklı konuyu içerdiği için, profesyonel bir şekilde yapılması gerekir. Profesyonel bina yönetimi, binanın ihtiyaçlarını en iyi şekilde karşılayacak, binanın giderlerini en aza indirecek, binanın gelirlerini en üst düzeye çıkaracak ve binanın hukuki sorumluluklarını en doğru şekilde yerine getirecektir.
Profesyonel bina yönetimi için, bir bina yönetim firması ile çalışmak en akıllıca seçimdir. Bina yönetim firması, binanın yönetimini üstlenerek, binada yaşayanlara zaman ve para tasarrufu sağlar. Bina yönetim firması, binanın tüm işlerini takip eder, binanın personelini seçer ve eğitir, binanın toplantılarını düzenler ve kararlarını uygular, binanın gider ve gelirlerini kaydeder ve raporlar, binanın sigorta işlemlerini yapar ve günceller, binanın hukuki işlemlerini yürütür ve savunur.
Uzman Bina Yönetim Firması İle Çalışmak
Bina yönetim firması ile çalışmak, aynı zamanda binada yaşayanların arasındaki ilişkileri de iyileştirir. Bina yönetim firması, tarafsız ve objektif bir şekilde hareket eder, binada yaşayanların haklarını korur ve sorunlarını çözer. Bina yönetim firması ile çalışmak, komşular arasındaki anlaşmazlıkları önler veya azaltır.
Bina yönetim firması ile çalışmak, son olarak binanın kalitesini ve güvenliğini de artırır. Bina yönetim firması, binanın bakım ve onarım işlerini zamanında ve kaliteli bir şekilde yapar veya yaptırır, binanın temizlik ve hijyenik koşullarını sağlar veya sağlatır, binanın güvenlik önlemlerini alır veya aldırır.
Bina yönetimi çok önemli ve zor bir iştir. Bu nedenle profesyonel bina yönetiminin bir firmadan alınması gerekmektedir. Bina yönetim firması ile çalışmak hem maddi hem de manevi açıdan birçok avantaj sağlamaktadır. Bina yönetim firması ile çalışmak hem binanızı hem de kendinizi korumak demektir.
Yönetim Değişikliği
Yönetimler değişse de hizmetin kalitesi ve devamlılığı esastır, bu nedenle yöneticinin elinde yöneteceği bina ile ilgili aşağıda yazdığımız bilgi ve kaynakların mutlaka bulunması gerekmektedir.
- Yönetim planı
- Binayı kullananlar hakkında bilgi(mal sahipleri, adresler vb.)
- Binada çalışan personel hakkında yeterli bilgi
- Bina teknik ekipmanın bakım tarihçesi (asansörler vb.)
- Bina demirbaşları ve kimlere zimmetli olduğu
- Binanın fiziki durumunun tespiti
- Binanın hukuki durumunun tespiti vb.
İyi Bir Yönetici Olabilmek İçin
- Yönettiğiniz tesisin özelliklerini çok iyi bilmelisiniz
- İleriye yönelik doğru öngörüleriniz olmalı (bütçe tahminleri vb)
- Planlı programlı ve teknolojiden istifade etmelisiniz.(bilgisayar vb)
- Güler yüzlü ancak kuralları kesin olarak uygulayan biri olmalısınız.
- Hukuk, muhasebe ve halkla ilişkilerde uzman olmalısınız.
- Düzenli, anlaşılabilir ve her an hesaba hazır kayıtlarınız olmalıdır.
Şimdi yöneticilerin yapmakla görevli oldukları işlere bir bakalım.
Bütçe Yönetimi
- Site resmi defterlerinin yıllık noter tasdiklerinin yaptırılması
- İşletme projesinde belirtilen avans ve aidatların takip ve tahsilâtı
- Bina yönetimi ve 3.şahıslarla ilgili ödemelerin yapılması
- Site personelinin tüm yasal işlemleri yapılması ile ücretlerinin ödenmesi
- Site gelir ve giderlerinin muhasebeleştirilmesi
- Her ay borç alacak çizelgelerinin blok panosunda duyurulması
- Kat malikleri ve denetim kuruluna 3 aylık faaliyet raporunun sunulması
- Yıllık faaliyet raporunun yıl sonunda genel kurula sunulması
- Resmi defterlerin yıl sonunda notere kapattırılması
Teknik Yönetim
- Elektrik, mekanik ve sıhhi tesisat sistemlerinin bakım ve kontrolü,
- Ortak alan Aydınlatma tesisatı,
- Güvenlik ve alarm sistemlerinin kontrolü,
- Asansörlerin bakım anlaşmaları ve rutin bakımları,
- Havuz bakım ve onarımı,
- Havuz kimyasallarının temini ve havuza uygulanması,
- Havuzun hafta içi 2-3 kez temizliği,
- Elektrik trafo, jeneratör ve hidroforların bakımı,
- Arıtma sistemleri, su kuyusu, havuz dairesi bakımı,
- Yangın söndürme tüplerinin periyodik bakımı,
- Isınma ünitelerinin yıllık bakım ve onarımının planlanması,
- Yıllık bahçe bakım/düzen işlerinin takibi/organizasyonu,
- Genel boya-tadilat işlerinin yürütülmesi,
Personel Yönetimi
- Personelin servis/hizmet kalitesinin yükseltilmesi,
- Personelin izin düzenlerinin ayarlanması,
- Yıllık izinlerde çalışma alanlarının aksaksız yönetilmesi,
- SSK, maaş vb.ödemelerin yapılması,
- Kıdem tazminatı fonu oluşturulmasının önerilmesi, vb
Hukuki Yönetim
- Yönetim planının KMK. Ve ilgili yasalara uygun yapılması
- Genel kurul toplantı ve kararlarının usulüne uygun olması
- Borç ve yükümlülüklerini yerine getirmeyen kat malikleri ve 3.şahıslar hakkında Noter kanalıyla İhtar ve İhbarname çekilmesi
- İcra takibi yapılması
- Dava açılması
- Firmalarla yapılacak sözleşmelerden doğabilecek ihtilafların en aza indirilmesinin sağlanması
- Kat irtifakından kat mülkiyetine geçiş işlemlerinin yapılması
Profesyonel Bina Yönetimi
Tüm bu yazdıklarımız bilgi, emek, zaman ve para isteyen gerekliliklerden sadece bir kısım. Profesyonel yönetim firmalarından / bina yönetim firmalarından hizmet alarak işinizi profesyonellere emanet edebilir ve yukarıda yazdıklarımızı öğrenmek / uygulamak zorunda kalmazsınız.
